Skip to content

Jak się zorganizować? Praca z domu

Jak się zorganizować? Czy potrafisz dobrze zaplanować swoją pracę? A może ciągle masz opóźnienia, zarywasz noce, robisz coś na ostatnią chwilę i niestety masz problem z terminowością? 

Zastanów się, co może być przyczyną. Często okazuje się, że problem wcale nie leży w organizacji, a w złym szacowaniu czasu, który poświęcisz na określone czynności. Na samym początku swojej przygody z pracą zdalną brałam zbyt wiele obowiązków na głowę.

Czy wiesz, ile Ci to zajmuje?

Dlaczego? Bo nie potrafiłam jeszcze dobrze oszacować czasu. Wydawało mi się, że jestem w stanie zrobić coś szybciej, a potem życie brutalnie to weryfikowało. Nie dosypiałam, byłam rozdrażniona, smutna i zła.

Nim zaczniesz się zastanawiać, jak się zorganizować, sprawdź, czy nie bierzesz za dużo na swoją głowę!

Nie prowadziłam spisu zleceń, nie notowałam, ile mniej więcej czasu poświęcam na określone zadanie. Tym samym, zamiast opierać się na faktach, gdybałam i moje założenia były zupełnie nietrafione.

Jak się z tym uporałam? Zaczęłam skrupulatnie zapisywać moje zadania na dany dzień i ile zajęło mi ich wykonanie. Wystarczyło, że postępowałam tak przez kilka tygodni, by potem wiedzieć, ile średnio zajmuje mi napisanie specjalistycznego tekstu, a ile ustawienie cyklu automatyzacji w GetReponse.

To wiedza, która sprawiła, że z miejsca moje działania stały się szybsze, lepsze i sprawniejsze. Jednak, jak się domyślasz, to dopiero początek. Gdy wiesz, ile mniej więcej czasu spędzasz na konkretnych czynnościach, a dalej masz problem, by dowozić projekty do końca, to problem leży w organizacji.

Jak się zorganizować? Moim zdaniem ważne jest podejście, listy “to do” i znalezienie własnego rytmu pracy. 

Podejście

Jak organizuję swoją pracę? Zaczynam od listy. Zapisuje na niej wszystkie rzeczy, które MUSZĘ zrobić w danym tygodniu. Potem dzielę je na dni. Ustalam także priorytety na kwartał, miesiąc, tydzień i dzień.

Organizację czasu najbardziej ułatwia mi zapisywanie priorytetu na konkretny dzień. To zadanie, które jest absolutnie najważniejsze i nie może czekać. Dlaczego to tak istotne? Bo w pracy wirtualnej asystentki jest wiele rozpraszaczy. W ciągu dnia pojawiają się nowe zadania do zrobienia, a Ty musisz szybko ocenić, w jakiej kolejności działać.

Co trzeba zrobić teraz? Co może poczekać kilka godzin? Za co z powodzeniem możesz zabrać się następnego dnia? 

Bez robienia sobie listy priorytetów i zadań na dany dzień, bardzo łatwo jest się pogubić i zrobić w ciągu jednego dnia wiele rzeczy, które tak naprawdę do niczego nie prowadzą. Kończysz wtedy dzień i zastanawiasz się, co właściwie zrobiłaś? Czy nie dało się zrobić tego lepiej?

Czy każdy musi być skowronkiem?

Jedną z rzeczy, która niesłychanie irytuje mnie przy mówieniu o organizacji czasu, jest gloryfikowanie porannego wstawania. Wiele miesięcy temu także byłam zafascynowana książką “Fenomen poranka”, jednak po czasie dotarło do mnie, że o wiele lepiej się czuje, gdy mogę posiedzieć do 1-2 w nocy, wyspać się i zacząć dzień o 9:00.

Zdjęłam z siebie presję porannego wstawania, o ile nie jest to dzień, w którym naprawdę muszę pojawić się “w pracy” bardzo wcześnie, bo mam zaplanowane obowiązki na godziny poranne. W innych przypadkach pracę zaczynam później i taki tryb sprawia, że jestem najbardziej efektywna.

Listy “to do”

Nie wyobrażam sobie pracy bez listy “to do”. Robię ją najczęściej dzień wcześniej i zapisuje tam najważniejsze rzeczy do zrobienia. Co istotne notuje tylko bardzo konkretne zadania.

Zamiast “popisać artykuł” notuję sobie “zrobić wstęp do artykułu + wszystkie nagłówki”, zamiast np. “popracować nad stroną” zapisuje “zrobić stronę lądowania do e-booka”.

Taka mała zmiana sprawia, że dokładnie wiem, co mam robić i zdecydowanie ułatwia mi życie. Niektórym może to się wydawać absurdalne, ale same spróbujcie. Im konkretniejsze zadania zapisujecie, tym łatwiej to ogarnąć, wykonać i w końcu odhaczyć zadanie z listy. To sprawia także, że faktycznie czujecie, że zrobiłyście to, co zaplanowałyście. Nie wiem, jak Wy, ale ja uwielbiam to uczucie, gdy oznaczam wszystkie zadania i wiem, że zrobiłam 100%.

Odrywanie się nie zawsze jest złe!

Często czytałam, że warto skupić się tylko na jednym zadaniu i nie odrywać od niego, dopóki się go nie dokończy. Przez pewien czas próbowałam tak działać, ale niesamowicie mnie to frustrowało.

Znalazłam swój sposób i zachęcam Cię do tego, by nie trzymać się sztywno reguł, tylko sprawdzać, co najbardziej Ci odpowiada. Gdy mam do zrobienia jednego dnia żmudne zadanie-takie, które z pewnością zajmie mi parę godzin, które jest trudne, to często je przerywam.

Gdy tylko poczuję, że przestaje się na nim skupiać, przechodzę do małych rzeczy. Wrzucam post na Twittera, odpisuje na maile klientów, ustawiam maila itp. To pomaga mi zrestartować umysł. Po takiej przerwie wracam do pierwotnego zadania i pracuje mi się lepiej!

Narzędzia wspomagające produktywność

Pewnie niektórych tutaj rozczaruję. Nie korzystam za bardzo z narzędzi, które wspomagają produktywność. W tym momencie mogę wymienić tylko Stay Focusd, który ustawiałam czasem na Facebooka, jednak z tego zrezygnowałam. Okazało się, że wyciszenie powiadomień i dźwięków z Messengera znacząco poprawiło moją efektywność i odruch bezmyślnego scrollowania.

Na telefonie mam zainstalowaną apkę Todoist. Zapisuje sobie tam swoją listę rzeczy do zrobienia. Taka wersja jest dla mnie wygodniejsza, niż rozpisywanie planów na kartce, aczkolwiek zawsze sięgam po papier, gdy robię rozpiskę harmonogramu na dłuższy czas-miesiąc, kwartał, czy rok.

Zatem, jak się zorganizować?

  • Sprawdź, ile czasu zajmują Ci poszczególne obowiązki.
  • Nie bierz za dużo zadań na jeden dzień, wtedy nawet najlepsze rady, jak się zorganizować Ci nie pomogą.
  • Twórz konkretne listy zadań.
  • Pracuj wtedy, kiedy czujesz największe flow. Nie zmuszaj się do pracy np. rano, jeśli nie ma takiej konieczności i wolisz popracować wieczorem.
  • Nie traktuj popularnych sposobów na efektywność, jako jedynego możliwego rozwiązania. Testuj, co odpowiada Ci najbardziej i tego się trzymaj.
  • Jeśli masz problemy ze skupieniem uwagi skorzystaj z aplikacji, które zapanują nad Twoją chęcią scrollowania Facebooka, czy Instagrama.

Masz inne patenty, na to, jak się zorganizować? Podziel się nimi, niech inni przetestują i też skorzystają!

A właśnie! Ruszyłyśmy z grupą na Facebooku dla VA. Jeśli chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej, a także wymienić doświadczenia to serdecznie zapraszamy!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *